「学会のハイブリッド開催って何？」
「なんか言葉は聞くけど、メリットあるの？」
こう思われた方もいらっしゃると思います。
先に答えを言ってしまうと、ハイブリッド開催とは学会を現地とオンラインの両方で行うことを指します。 これにより、遠くに住んでいる人でも参加できるようになり、参加人数が増えます。さらに、現地に来られる人にはリアルでの交流の機会があり、それがまた特別な経験になるんです。
このような開催方法には、いくつかのメリットがあります。 たとえば、運営コストを下げることができたり、現地参加者だけでなく、全国や外国からの参加者も増やすことができます。また、自分に合った参加方法を選べるのも魅力の一つです。
しかし、ハイブリッド開催には注意点もあります！
それを知らずに進めてしまい、アクシデントに遭遇してしまい対処できない可能性も出てきます。
この記事を読むことで、ハイブリッド開催のメリット＆注意点の理解が深まり、自分たちの学会運営に役立つ知識が身につきます！
1. 学会の「ハイブリッド開催」とは？
学会の「ハイブリッド開催」とは、比較的新しい形式の学会の開催方法です。 ハイブリッド開催では、参加者が現地での参加とオンラインでの参加を選ぶことができます。
これにより、参加者は自分の都合に合わせて学会に参加することができます。
ハイブリッド開催の利点はいくつかあります。
まず、参加者は自宅や学校からインターネットを使ってオンラインで学会に参加できます。
これにより、遠くに住んでいる人や交通手段が限られている人でも簡単に参加することができます。また、学会に参加するためにかかる費用や時間を節約することもできます。
さらに、ハイブリッド開催では、他の地域や他の国の研究者とも交流する機会があります。
参加者はオンライン上で直接コミュニケーションを取ることができ、さまざまな意見やアイデアを共有することができます。これにより、より広範で多様な視点を持つ人々とつながることができます。
例えば、ある学会が東京で開催されるとします。 通常、遠くに住んでいる人は参加するのが難しいですが、ハイブリッド開催ならば、オンラインで参加することができます。北海道や沖縄からでも学会に参加することができるのです。このように、ハイブリッド開催は参加者にとってより便利で柔軟な選択肢を提供します。
結論として、学会の「ハイブリッド開催」は、参加者が現地参加とオンライン参加を選ぶことができる新しい形式の学会です。オンライン参加は遠方に住んでいる人や交通手段が限られている人にとって便利であり、他の地域や他の国の研究者とも簡単に交流できるメリットがあります。ハイブリッド開催は、参加者の利便性を高めるだけでなく、学会の価値と多様性を向上させる重要な役割を果たします。
2. 学会をハイブリッドで開催するメリット
① 参加人数が増やせる
学会のハイブリッド配信は、たくさんの人が参加できるメリットがあります。
今までは、遠くの地域や会場の人数制限のせいで、参加できる人数に制限がありました。
ですが、ハイブリッド配信を使うと、現地で参加する人とオンラインで参加する人を同時に受け入れることができます。
ですから、たくさんの研究者や学生が学会に参加することができるのです。
例えば、国際の学術会議では、遠くの地域から参加するのが難しいことがあります。
ですが、ハイブリッド配信を使うと、自宅や学校からオンラインで学会に参加することができますから、地理的な制約を超えて、たくさんの人が参加することができるのです。
② 現地参加orオンライン参加で学会の参加方法を選べる
学会のハイブリッド配信では、参加者は現地参加かオンライン参加のどちらかを選ぶことができます。これはとても強烈なメリットです。
自分の都合や制約に合わせて、自由に参加方法を選ぶことができますので、参加者にストレスの少ないコミュニケーションが取れます。
例えば、遠くの地域に住んでいる人や、スケジュールが忙しい人は、現地での参加が難しいかもしれません。
でも大丈夫です！
ハイブリッド配信では、オンラインで、自宅や学校からインターネットを使って学会に参加できるわけで、忙しい参加者の多い学会・コミュニティほどインパクト大です。
ハイブリッド配信は、参加者が自分の都合に合わせて柔軟に参加方法を選ぶことができます。ですから、参加するハードルが下がりますので、たくさんの研究者や学生が交流し、新しい知識を共有できるような学会の場が広がります。
③ 全国もしくは外国からの参加者も対象に
学会のハイブリッド配信では、全国や外国からの参加者を増やすことができるメリットがあります。
これまでは、遠くの場所に住んでいる人や参加費用が高いために参加が難しかった人たちも参加対象になります。
たとえば、日本の学会でも、北海道や沖縄のような遠い地域からの参加は大変でした。
ですが、ハイブリッド配信を使えば、遠くの地域からでもインターネットを通じて学会に参加できるわけです。
地理的な制約を克服して、たくさんの人が参加できることは、学会の活性化＆運営に必要不可欠です。
また、国際的な学会では、ビザの取得や旅費の負担が参加のハードルになることがあります。
ですが、オンライン参加の選択肢があれば、それらの制約を解消できます。
ビザの心配や旅費の負担を気にせずに、自宅からオンラインで学会に参加できるわけです。
オンライン参加の選択肢を提供することで、さまざまな地域や文化からの研究者や学生が学会に参加できるようになりますし、異なる視点やアイデアが交わることで、学問の国際化や多様性が進むことが期待できます。
④ 現地に来ているリアル参加者の満足度＆体験価値が上がる
学会のハイブリッド配信では、現地に来ている人の体験価値が高まるというデジタル時代最強のメリットがあります。
オンライン参加ができるからこそ、認知が増えて、現地参加者の希少性をプラスすることで価値が上がります。リアル参加権の値段が上がるということです。
ハイブリッド配信では、オンライン参加者はオンラインでプレゼンテーションやディスカッションに参加しますが、現地に来ている人は直接会って交流したりネットワークを築いたりする機会が与えられます。
そのため、現地に来ている人は他の研究者や学生とのつながりをより深めることができるんです。
例えば、学会の休憩時間や懇親会では、現地に来ている人同士が直接話したり意見を交換したりできます。また、セッションの後に行われる質疑応答では、現地に来ている人は講演者に直接質問することができます。これらの直接のやり取りや交流は、現地に来ている人と他の参加者とのつながりを深め、学会に参加する価値を高めるんです。
リアルな現場に行くことは、情報を手に入れるだけでなく、新たな出会いやビジネスチャンスを手に入れる場を買うことになります。
ですから、ハイブリッド配信は、現地に来ている人とオンライン参加者の両方にとってニーズに合致した新たな学会体験を提供します。
多くの人が学会を自分事として認知し・参加することで、学会はより充実したものになります。私自身のコミュニティ運営の実体験であり、一個人の意見のですがあながち間違いではないと思っています。
ハイブリッドにするからこそ、リアル参加者がよりチャンスを得られる可能性が増える未来が来るということを。
⑤ 運営コストを下げられる
学会のハイブリッド配信では、運営コストを削減することができます。
従来の学会では、会場を借りたり設備を用意したりするために多くのお金が必要でした。
ですが、ハイブリッド配信を使えば、一部のオンライン参加者には会場や設備を提供する必要がなくなるため、運営コストを節約することができます。
例えば、オンライン参加者にはライブ配信や録画配信を提供することで、会場を借りたり設備を用意したりする必要がなくなります。
また、オンライン参加者への対応に必要なスタッフの人数も減らすことができます。
これにより、運営コストを削減しながらも、学会の開催と参加者へのサービスの質を維持することができるんです。
でも、コストメリットはこれだけではありません。
一番はハイブリッド配信していた動画をアーカイブ（録画）動画を、オンラインで後日視聴したい人のために販売することが可能です。
当日に参加できないから蚊帳の外になってしまう参加者、会員様を救うことができます。
ちゃんとニーズを満たすことになるので、学会運営側もその恩恵が増えます。
学会の参加料が増える可能性が高まるということです。
というより減ることはないですね。
最悪横ばいか、増えるしかないのでやらない理由がないと思います。
私の経験上、ちゃんと当日参加者には事前に説明しておけば揉めることもないです。
学会のハイブリッド配信は、会場や設備の手配やスタッフの手配にかかる運営コストを減らすことができます。
特に、オンライン参加者には追加のコストをかけずに参加してもらえるわけです。
ライブ配信や録画配信を通じて、お金をかけずに学会に参加できるんですよ。
ハイブリッド配信は、学会の運営コストを削減しながら、参加者に良質な学術体験を提供する重要な手段です。
主催者であるあなたにとっても負担が軽くなるわけです！
3. 学会をハイブリッドで開催する際の注意点
学会をハイブリッドで開催する際には、いくつかの注意点があります。
以下、5つの注意点を紹介します。
当日のスタッフを確保する
ハイブリッド開催では、現地とオンラインの両方で準備をしなければなりません。
そのため、通常の開催よりも多くのスタッフが必要です。
例えば、学生ボランティアに協力してもらうなど、事前に十分な人手を確保しておきましょう。セミナー配信業者へマルッと任せてしまうことでその心配もなくなります。
インターネット回線の確認をする
オンライン開催では、安定したインターネット環境が必要です。
ハイブリッド開催では、会場のインターネット回線が安定しているかを確認することが重要。
配信トラブルを避けるために、会場の安定したインターネット回線と耐えられるオンライン会議ツールを準備しておきましょう。
緊急時の対処方法を準備する
ハイブリッド開催では、現地とオンラインの両方でトラブルのリスクが増えます。
現地での発表者のトラブルやオンライン配信の問題が起こる可能性があります。
そこで、トラブルが発生した場合には事前に対応策を用意しておきましょう。誰がどのように参加者に連絡するのか、対応フローと担当者を決めておくと安心して当日に望めます。
会場の音響設備を整える
ハイブリッド開催では、会場の音響設備をしっかり整えることが重要です。
発表者の声がオンライン参加者にもしっかり届くようにマイク設備を整えましょう。
また、オンライン参加者が発言する際には、会場でのハウリングに注意が必要で、マイナスワンという処理も必要になります。
大きな会場での配信だけなく、WEB参加の方もいらっしゃってお話をする場合は注意が必要になります。
もちろん、スピーカーやアンプも規模に適したものでないと、パワー不足でリアル参加者の方の不満を生んでしまいます。
オンライン参加者も参加できるようにする
ハイブリッド開催では、オンライン参加者が現地にいる参加者よりも疎外感を感じることがあります。
そのため、現地にいる参加者とオンライン参加者が一緒に参加していると感じられるような工夫が必要です。
例えば、オンライン参加者を大きなモニターに映し出すことで、現地参加者もオンライン参加者も一緒にいる感じを味わえます。
また、オンライン参加者も質問しやすい環境を整えることも大切です。
質問をしたり、チャットでリアクションをもらうなどのアクションをオンライン参加者にも要求することで、疎外感もなく、参加している感がアップします。
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