- オンライン学会を始めるけど失敗できない！
- 業者にお願いしたいけど、どうやって探せばいいかわからない
- どのようなオンライン学会の業者があるのか知りたい
この記事ではそのようなお悩みを持つあなたに、オンライン学会の業者とはどういうものなのかといった基礎知識から失敗しないためのポイントをお伝えいたします。
オンライン学会とは、開催場所を現地からオンラインに移行してライブ配信などを行う学会です。
その実施には現地開催に必要な準備に加えて、オンライン用の準備が必要となり、慣れていない方にとっては難しいものとなります。
場合によっては、できる準備はしたつもりでしたが当日に機材が動かない、操作方法がわからなくて10分中断と学会の運営に支障を与えるケースも考えられます。
そんなことが起こらないよう、専門的にサポートする業者に依頼するのを検討した時も「結局どこの業者がいいんだろう」「何を基準に選べばいいんだろう」という悩みもついてきて、なかなか前に進まないかもしれません。
この記事では、オンライン学会の業者は何をするのかといった基本情報や失敗しないための業者の選び方などを説明します。
記事を読むことによって、次のオンライン学会は業者にお願いしてみようと前向きな気持ちになるでしょう。
オンライン学会業者のサービスと選出ポイント
オンライン学会に慣れていない状態で成功させるためには、適切な業者を選ぶことが近道です。
自己流で調査し、実施することで費用削減を目指す方もいらっしゃいますが、機材の購入など結果的に費用がかさんでしまうという失敗ケースも多いです。
ここでは、オンライン学会業者が提供する基本サービスと、業者を選ぶ際のポイントについてわかりやすく説明し、業者の必要性を理解いただけたらと思います。
オンライン学会業者のサービスと必要性
オンライン学会業者は、学会をスムーズに行えるよう様々なサポートを提供しており、例えば以下のようなものがあります。
- 技術サポート： 配信等における技術的なサポートを提供し、トラブルが起きた際の対応を行う
- プラットフォーム提供： 学会を行うためのオンラインプラットフォームを提供し、安定した環境で学会が開催できるようサポートする
- コンテンツ管理・配信サービス： 学会で使用する資料や動画の管理、配信を行う
- 参加者管理・サポート： 参加者の管理、参加者からの問い合わせ対応などをサポートする
中でも「技術サポート」と「プラットフォーム提供」は大きなポイントです。
オンライン学会はその特性上、普段の学会では使用しない機材（オンライン配信ツール、配信用カメラなど）を使用することになります。
自前で調達するとなると「必要な機材は何か」「どの配信ツールを使用すべきか」などを自分たちだけで検討することになります。
それにより本来良い学会にすべきための打ち出しに関する取り組みなど、力をかけるべきところにリソースを割けないことが考えられます。
そのためオンライン学会運営業者にサポートを依頼することで、機材調達から技術サポートまでスムーズに進めることができ、結果的に思っていたより低コストで開催できるかもしれません。
オンライン学会業者選びのポイント
良い業者を選ぶためには、以下のポイントを考慮すると良いでしょう。
- 信頼性と実績： 長い間、多くの学会をサポートしてきた信頼できる業者を選びましょう。実績が豊富な業者は、さまざまな状況に対応できます。
- サービス内容と対応範囲： 自分たちのニーズに合ったサービス内容と対応範囲を提供している業者を選びましょう。具体的なサービス内容と対応範囲を確認し、自分たちの要求を満たせる業者を選びます。
- コストパフォーマンス： 予算内で最も価値のあるサービスを提供している業者を選びます。価格だけでなく、提供されるサービスの質も考慮して選びましょう。
- カスタマーサポート： アフターサービスやサポート体制も重要です。トラブル時の対応や、アフターサービスの充実度も確認しましょう。
また、選定する業者としっかりコミュニケーションをとり、ニーズや要求をしっかり伝えましょう。
いくら業者が専門家と言っても、開催しようとしているオンライン学会について一番理解しているのは主催者です。
どのような学会を開催しようとしているのか、どのような関係者がいるのか、目的は何かなど、しっかりとお伝えして意図を汲み取っていただくことがオンライン学会で失敗しないためのポイントの一つです。
オンライン学会の業者選定ステップ
オンライン学会業者選定は、慎重かつ効果的に行う重要なステップです。以下は、業者選定の基本的なステップと、失敗しないための契約ポイントです。
業者選定のステップは以下の通りです。
- オンライン学会の要件や要望の整理
- 業者のリストアップ
- 比較検討
- 見積もり・提案の依頼
- 最終選定
それぞれについて以下で解説していきます。
1. オンライン学会の要件や要望の整理
最初に、具体的な要件や要望を明確にします。
- 必要な機能
- 利用予定のツール
- 予算等
- 目的や目標
- 参加想定人数
全ての項目を現段階で確定させる必要はありませんが、依頼をするにあたって確認されることではあるためある程度想定するようにしておきましょう。
どうしても考えることが難しい場合は、相談から受け付けてくれそうな業者に連絡してみましょう。
私どもの日本印刷出版株式会社の配信サポートはお問い合わせからでも受け付けておりますので、お気軽にご連絡ください。
2. 業者のリストアップ
次に、利用可能な業者のリストアップと基本情報の収集を行います。インターネットでの調査や、口コミ、評判を確認しましょう。
当ページの下部にもいくつか業者を記載しておりますので、検討の際はご利用ください。
3. 比較検討
収集した情報を基に、各業者を比較検討します。サービス内容、金額、サポート体制等を総合的に評価し、候補を絞り込みます。
金額は実際に見積もりを行わないとハッキリしないことも多いため、WEB上の情報は参考として確認するようにしましょう。
4. 見積もり・提案の依頼
絞り込んだ業者に対して、具体的な見積もりや提案を依頼します。
ここで初めて、実際のコストやサービス詳細が明らかになるため、その上で改めて比較検討をすることになります。
5. 最終選定
提供された見積もりや提案内容を基に、最終的な業者選定を行います。ここでは、契約条件の確認も重要となります。
どこまで何をしてくれるのかは単純にサービス内容を見るだけでは把握できないことも多いです。ここに至るまでの担当者の応対や実績を踏まえて最終決定するようにしましょう。
失敗しない契約のポイント
失敗しないための業者契約ポイントは以下の通りです。
- 契約内容の確認
- アフターサポート、カスタマーサポートの確認
- 信頼性の確認
契約内容の確認
契約書の内容を細部まで確認し、不明点や疑問点は業者に確認しましょう。特に、キャンセルポリシーや追加コストに注意が必要です。
機材は用意してくれるのか、どのツールを使用するのかなどは業者によって異なります。
自分たちが求めている内容は事前に洗い出し、契約内容を確認してそれらが満たせていることをよく確認するようにしましょう。
アフターサポート、カスタマーサポートの確認
契約後のサポート体制やサービス内容も重要です。トラブル時の対応や、追加の要望にどれだけ応えてくれるかを確認しましょう。
特に事前に簡単な質問をしてカスタマーサポートの対応を見ておくのもおすすめです。
慣れていないオンライン学会だからこそ、親身になって対応いただける業者を探しましょう。
信頼性の確認
選定した業者が信頼できるか最終確認します。実績やここまでの応対を参考に、安心して業務を任せられるかを判断しましょう。
おすすめのオンライン学会サポート業者3選
ここからはオンライン学会を成功に導いてくれるサポート業者を３つに絞ってお伝えさせていただきます。
SOUBUN.COM 学会のオンライン開催運営サポートサービス
SOUBUN.COMが提供する「オンライン開催運営サポートサービス」はオンライン学会の全体設計から具体的な運営まで、アドバイスとサポートを提供しています。
ZoomやWebexなどのウェブ会議システムの契約代行も行っており、システムをスムーズに利用できるよう支援も行われます。
これにより、クレジットカードの用意が無い団体やシステムの知識が浅いチームも安心してサービスを利用できる特徴があります。
大会専用のホームページの構築も行っており、参加者は個人別のID/PASSでログインでき、限定公開の大会ホームページを利用できます。
これにより、大会の情報が参加者以外に漏れることがなく、セキュリティも確保することができます。
他にもマニュアル作成やハイブリッド配信への対応など、多岐にわたる対応を網羅しているため、オンライン学会の開催を円滑に進めたい方にはおすすめの業者となります。
FUKURACIA配信サポート 学会・シンポジウム
フクラシア配信サポートは、オンライン会議やウェビナーの開催をサポートするサービスを提供しており、その中にはオンライン学会・シンポジウムが含まれるものになります。
特徴は大きく2つのサービスプランにあり、出張型（スタンダード・安心プラン）とFUKURACIA利用型の2つのプランを提供しています。
出張型スタンダードプランでは、配信オペレーターがクライアントの配信拠点に訪れ、配信機材の用意などを行う5時間からの配信サポート提供です。
出張型安心プランでは、現地調査や事前接続テストが含まれ、絶対に失敗できない大会にご利用いただくようになっています。
一方、FUKURACIA利用型では、フクラシアが運営する自社会場を利用し、3時間からの配信サポートが提供されます。費用は3時間のサポート費用+会場費用となります。
サービスとしては、ウェビナー運用代行や配信会場の提供、オンライン懇親会のサポートなど、オンラインでの学会やシンポジウムの運営をトータルでサポートします。
さらに、企画書や進行表テンプレートの提供も行っており、クライアント自身が効果的に計画・運営できるようサポートもしています。
公式ページには費用等の目安も記載されており、目的や目標に応じて切り分けたい方にとって検討しやすい業者です。
日本印刷出版 動画撮影 配信・会員制動画サイト構築サービス
この記事を提供している日本印刷出版（JPP）は、オンラインセミナーやYouTubeにおいて、動画配信サービスを展開しています。
約90年の歴史を持ち、学会・大学サポートに特化したJPPは、大会の事務局運営から業務代行、撮影・配信、そして編集・サムネイル画像制作に至るまで、包括的にサポートしています。
JPPのサービスは、特に動画配信の品質が高く、高画質・高音質での撮影が可能です。これにより、視聴者に対してプロフェッショナルな印象を与え、コンテンツの信頼性を向上させることができます。
出版業界での経験を活かし、JPPはWEBサービスだけでなく、印刷物も提供しています。これにより、一つの窓口でコミュニケーションコストを削減できるのが特徴です。
JPPは自社でYouTubeチャンネルやe-ラーニングサイトを運営し、実戦で培った知識と経験を基に、動画を活用した具体的で実践的なサポートを提供します。
さらに、JPPはe-ラーニングサイトや会員制サイトの構築と運用もサポートし、利用者との関係構築やリピーターの確保を支援します。これは、他のサービスプロバイダーが提供しない、JPP独自の強みと言えます。
オンライン学会の実施に加えて将来的にも継続的なコンテンツ作成や最大限効果的な開催を目指したい場合におすすめです。
まとめ：適切な業者選びでオンライン学会を成功させよう
オンライン学会は適切な業者選定によって失敗の確率をグンと減らすことができます。
業者選定を丁寧に進め、契約時にはよく契約を確認して条件やサポート体制を確認することで、学会の進行がスムーズとなり、トラブルを未然に防ぐことができます。
トラブルを未然に防ぐことで、結果的に参加者の満足度を高めて、多くの方に喜んでいただけるオンライン学会になります。
業者選びのポイントは、費用やサービス内容だけでなく、信頼性やサポートも重要視することです。
信頼できる業者を選ぶことで、学会の運営が円滑に進行し、学会が目指す目標や価値を実現することができます。
今回の記事でわからないことなど含め、開催にあたりご不明な点がありましたらそんな時はぜひ私どもを頼ってください。
お問い合わせからお受け付けしておりますので、お気軽にどうぞ。
文中でお伝えした「ハイブリッド配信」については以下の記事で解説しておりますので、知りたい方はご確認ください。
【学会・大学向け】セミナーや学会のハイブリッド開催が、現地とオンラインで受けられるメリット＆注意点
また、そもそも「オンライン学会」についてよりしっかり理解したい方は以下の記事をご覧ください！
【初心者向け】オンライン学会とは？メリットや運営ポイント＆開催・配信方法を解説！
